환경설정

환경설정

암호 설정, 그룹 관리, 서명 관리, 메일 설정, 알림 설정, 개인 정보 설정, 주소록 설정 등을 통해 Handy Groupware 환경을 보다 편리하게 구성하여 사용할 수 있습니다.

개인 정보의 유출 방지를 위하여 암호 관리는 철저하게 이루어져야 합니다. 다른 사람이 쉽게 파악할 수 있는 암호는 피하고 본인만 알 수 있는 암호를 지정해야 하며, 정기적으로 변경하는 것이 좋습니다. 암호를 잊어버린 경우에는 관리자에게 문의하시기 바랍니다.

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 환경설정 메뉴를 클릭한 다음 왼쪽 프레임에서 암호설정 메뉴를 클릭합니다.
2.	[암호 설정] 화면이 표시되면 로그인 암호 또는 결재 암호를 변경한 다음 확인 버튼을 클릭합니다.

로그인 암호 변경
① 로그인 암호 변경 항목의 체크 박스를 클릭합니다.
② 이전 암호 항목에 현재의 로그인 암호를 입력합니다.
③ 새 암호 항목에 변경할 새로운 로그인 암호를 입력합니다.
④ 새 암호 확인 항목에 새로운 암호를 다시 한 번 입력합니다.
⑤ 결재 암호 항목에서 결재 암호 별도 지정 여부를 선택합니다.

결재 암호 변경
① 결재 암호 변경 항목의 체크 박스를 클릭합니다.
② 이전 암호 항목에 현재의 결재 암호를 입력합니다.
③ 새 암호 항목에 변경할 새로운 결재 암호를 입력합니다.
④ 결재시 암호 확인 항목에서 확인 여부를 선택합니다.

3.	'수정하시겠습니까?' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.
4.	'암호가 변경되었습니다.' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.

부재 설정

휴가, 출장 등으로 부재 시 부재 설정 기능을 이용할 수 있습니다. 부재 메시지를 등록하면 부재 시 메일을 받았을 때 부재 메시지가 자동 회신되며, 메일 대리 수신자 또는 대리 결재자를 지정하면 부재 시에도 대리인으로 하여금 업무를 진행하도록 할 수 있습니다.

부재 설정

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 환경설정 메뉴를 클릭한 다음 왼쪽 프레임에서 부재설정 메뉴를 클릭합니다.
2.	[부재 설정] 화면이 표시되면 부재설정 항목의 설정 라디오 버튼을 클릭합니다.
3.	부재설정 항목의 하위 항목들을 설정한 다음 필요에 따라 메일설정 또는 결재설정 하위 항목을 설정하고 확인 버튼을 클릭합니다.

부재설정
① 기간: 아이콘을 클릭하여 [달력] 창에서 날짜를 선택하고, 콤보 상자에서 시간을 설정합니다.
② 부재사유: 콤보 상자에서 교육, 출장, 외출, 휴가 등 부재 사유를 선택합니다.

메일설정
① 부재메시지: 부재 중 메일을 받았을 때 자동으로 회신할 부재 메시지를 입력니다.
사용자 또는 지정 수신자 중 부재 메시지 수신자를 선택합니다.
지정 수신자 선택 시 버튼을 클릭하여 수신자를 지정합니다.
② 대리수신자: 버튼을 클릭한 다음 [조직도 선택] 대화 상자에서 부재 중 메일 대리 수신자를 지정합니다.

결재설정
① 대리결재자: 버튼을 클릭한 다음 [조직도 선택] 대화 상자에서 부재 중 대리 결재자를 지정합니다.
② 결재후 진행문서: 부재 설정 기간 동안 본인이 중간 검토자로 지정된 결재 문서(즉, 본인 결재 후 결재가 계속 진행되는 문서)가 도착할 경우 해당 문서의 결재 처리 방법으로 결재대기, 대리결재자, 결재안함 중에서 선택합니다.
③ 결재후 완료문서: 부재 설정 기간 동안 본인이 최종 결재자로 지정된 결재 문서(즉, 본인 결재 후 결재가 완료되는 문서)가 도착할 경우 해당 문서의 결재 처리 방법으로 결재대기, 대리결재자 중에서 선택합니다.

기타결재설정: 사용자 본인이 발송 담당자 또는 수발신 담당자인 경우에만 표시되는 항목입니다.
① 대리발송담당자: 발송 담당자인 사용자에게만 표시되는 항목입니다.
버튼을 클릭하여 [조직도 선택] 대화 상자에서 부재 중 대리 발송 담당자를 지정합니다.
② 대리수발신담당자: 수발신 담당자인 사용자에게만 표시되는 항목입니다.
버튼을 클릭하여 [조직도 선택] 대화 상자에서 부재 중 대리 수발신 담당자를 지정합니다.

4.	'설정되었습니다.' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.

부재 해제

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 환경설정 메뉴를 클릭한 다음 왼쪽 프레임에서 부재설정 메뉴를 클릭합니다.
2.	[부재 설정] 화면이 나타나면 부재설정 항목의 해제 라디오 버튼을 클릭한 다음 확인 버튼을 클릭합니다.
3.	'설정이 해제되었습니다.' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.

그룹 관리

메일 그룹, 수신자 그룹, 공람 그룹을 추가, 변경 또는 삭제할 수 있습니다. 그룹을 이용하면 편지를 쓰거나 기안문을 작성할 때 수신 대상을 한 번에 추가할 수 있으므로 편리합니다.

그룹 추가

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 환경설정 메뉴를 클릭한 다음 왼쪽 프레임에서 그룹관리 메뉴를 클릭합니다.
2.	[그룹 관리] 화면이 표시되면 위쪽의 콤보 상자에서 그룹 종류를 선택한 다음 추가 버튼을 클릭합니다. 또는 추가 버튼을 클릭한 다음 표시되는 화면에서 그룹 종류를 선택할 수도 있습니다.
3.	그룹 추가 하위 항목을 입력한 다음 등록 버튼을 클릭합니다.

그룹명: 추가할 그룹 이름을 입력합니다.
그룹설명: 그룹에 대한 설명을 입력합니다.
구성원: 버튼을 클릭한 다음 [조직도 선택] 대화 상자에서 그룹의 구성원을 지정합니다.

4.	해당 그룹이 추가된 그룹 목록이 표시됩니다.

그룹 정보 변경

1.	[그룹 관리] 화면의 콤보 상자에서 그룹 종류를 선택합니다.
2.	해당 그룹 목록이 나타나면 정보를 변경할 그룹명을 클릭합니다.
3.	그룹종류, 그룹명, 그룹설명, 구성원 중 원하는 사항을 수정한 다음 변경 버튼을 클릭합니다.
4.	그룹 정보가 변경된 그룹 목록 화면이 나타납니다.

그룹 삭제

1.	[그룹 관리] 화면의 그룹 종류 콤보 상자에서 그룹 종류를 선택합니다.
2.	해당 그룹 목록이 나타나면 삭제할 그룹을 선택하여 체크 박스를 클릭한 다음 삭제 버튼을 클릭합니다.
3.	'선택한 항목을 삭제하시겠습니까?' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.
4.	'그룹이 삭제되었습니다.' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.

서명 관리

결재 시 사용할 개인의 서명 방법을 설정할 수 있습니다.

서명 방법 관리

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 환경설정 메뉴를 클릭한 다음 왼쪽 프레임에서 서명관리 메뉴를 클릭합니다.
2.	[서명 관리] 화면이 표시되면 서명방법관리 항목에서 결재 시 사용할 서명 방법을 선택한 다음 변경 버튼을 클릭합니다.
	참고 결재 시 서명 방법
	사용자선택 결재 시 [서명하기] 대화 상자가 표시되며, 도장, 문자서명, 펜서명 중에서 선택할 수 있습니다. 도장 관리자가 서명 이미지를 등록한 경우 결재 시 서명란에 자동으로 도장이 찍힙니다. 등록된 이미지가 없는 경우 결재 시 다른 서명 방법을 선택할 수 있도록 [서명하기] 대화 상자가 표시됩니다. 두 개 이상의 이미지가 등록된 경우 결재 시 도장 이미지를 선택할 수 있도록 [서명하기] 대화 상자가 표시됩니다. 문자서명 기본값으로 설정된 서명 방법입니다. 결재 시 서명란에 자동으로 사용자 이름이 찍힙니다. 펜서명 결재 시 [서명하기] 대화 상자가 표시되면 마우스로 펜서명을 실행해야 합니다.

타인 서명 관리

전체 관리자와 부서 관리자의 [서명 관리] 화면에는 사용자선택, 서명이미지관리, 서명추가 옵션이 추가로 표시되어, 조직 구성원의 서명을 관리할 수 있습니다. 이 때, 전체 관리자는 모든 조직 구성원의 서명을 관리할 수 있고, 부서 관리자는 관리 권한을 갖는 부서 구성원들의 서명을 관리할 수 있습니다.

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 환경설정 메뉴를 클릭합니다.
2.	왼쪽 프레임에서 서명관리 메뉴를 클릭합니다.
3.	오른쪽 프레임에 [서명 관리] 화면이 표시되면 사용자선택 항목에서 사용자이름 옆에 있는 ▶ 버튼을 클릭합니다.
4.	[조직도 선택] 대화 상자에서 사용자를 선택한 다음 선택 버튼을 클릭합니다.
5.	사용자이름 입력란에 위 4번에서 선택한 사용자 이름이 자동 입력되면 오른쪽의 선택 버튼을 클릭합니다.
6.	해당 사용자의 서명 이미지를 관리하려면 다음과 같이 수행합니다.
	[서명 이미지 추가]

	①	서명추가 항목에서 설명 입력란에 설명을 입력한 다음 찾아보기 버튼을 클릭합니다.
	②	[파일 선택] 대화 상자에서 서명 이미지 파일로 사용할 bmp 파일을 선택한 다음 열기 버튼을 클릭합니다.
	③	서명추가 항목 위에 있는 등록 버튼을 클릭합니다.
	④	서명이미지관리 항목의 서명 목록에 추가한 서명의 이미지와 설명이 표시됩니다.

[서명 이미지 변경]

	①	서명이미지관리 항목의 서명 목록에서 변경할 서명의 체크 박스를 선택합니다.
	②	서명의 설명을 수정하거나 찾아보기 버튼을 눌러 새 이미지로 변경합니다.
	③	서명이미지관리 항목 위에 있는 변경 버튼을 클릭합니다.
	④	'지정된 서명을 변경하시겠습니까?' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.
	⑤	서명이미지관리 항목의 서명 목록에 변경된 서명의 이미지와 설명이 표시됩니다.

[서명 이미지 삭제]

	①	서명이미지관리 항목의 서명 목록에서 삭제할 서명의 체크 박스를 선택한 다음 삭제 버튼을 클릭합니다.
	②	'선택된 서명을 지우시겠습니까?' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.
	③	서명이미지관리 항목의 서명 목록에서 서명이 삭제됩니다.

	[서명 이미지 순서 변경]
	서명 이미지를 두 개 이상 등록한 경우 서명 표시 순서를 변경하려면 서명이미지관리 항목의 서명 목록에서 순서를 변경할 서명의 체크 박스를 선택한 다음 또는 버튼을 클릭하여 서명 순서를 변경합니다.

메일 설정

외부 메일 서버 설정, 메일 자동 분류 조건 설정, 메일 발송 설정 및 기타 편지 보존 기간, 메일 목록 개수 등 메일 관련 환경을 설정합니다.

외부 메일 설정

외부 메일 서버를 설정하면 외부 인터넷 메일을 그룹웨어에서 받아볼 수 있습니다.

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 환경설정 메뉴를 클릭합니다.
2.	왼쪽 프레임에서 메일설정 메뉴를 클릭한 다음 오른쪽 프레임에서 외부메일 탭을 클릭합니다.
3.	외부 메일 서버를 추가하거나 변경, 삭제하려면 아래와 같이 수행합니다.
	[외부 메일 서버 추가]

①

추가 버튼을 클릭한 다음 외부메일 서버 설정 추가 하위 항목을 설정하고 확인 버튼을 클릭합니다.

메일서버계정: 외부 인터넷 메일 서버에 등록된 ID를 입력합니다.
암호: 외부 인터넷 메일 서버에 등록된 암호를 입력합니다.
Incoming Server: 외부 인터넷 메일 서버 IP를 입력합니다.
받은 편지 자동 삭제: 메일을 가져올 때 메일 서버에서 가져오는 편지를 삭제할 지 여부를 선택합니다. 체크 박스를 선택하면 메일 서버에 복사본을 저장하지 않고 편지를 가져옵니다.
이메일 가져오기: 이메일 자동 수신 기능의 사용 여부 및 수신 시간 간격을 설정합니다.

②

추가한 메일 서버 정보가 외부 메일 서버 목록에 표시됩니다.

[외부 메일 서버 정보 변경]

	①	외부 메일 서버 목록에서 변경 단추를 클릭하거나 수정할 메일 서버의 라디오 버튼을 선택한 다음 변경 단추를 클릭합니다.
	②	원하는 항목을 수정한 다음 확인 버튼을 클릭합니다.
	③	수정된 메일 서버 정보가 외부 메일 서버 목록에 표시됩니다.

[외부 메일 서버 삭제]

	①	외부 메일 서버 목록에서 삭제 단추를 클릭하거나 삭제할 메일 서버의 라디오 버튼을 선택한 다음 삭제 단추를 클릭합니다.
	②	삭제 확인 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.
	③	해당 메일 서버 정보가 외부 메일 서버 목록에서 삭제됩니다.

자동 분류 설정

자동 분류 기능을 설정하면 제목, 송신자, 수신자 등 분류 조건에 따라 받은 편지를 자동 분류하여 지정된 편지함으로 이동합니다. 각 조건별 항목은 "AND" 조건으로 적용됩니다

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 환경설정 메뉴를 클릭합니다.
2.	왼쪽 프레임에서 메일설정 메뉴를 클릭한 다음 오른쪽 프레임에서 자동분류 탭을 클릭합니다.
3.	자동 분류 조건을 추가하거나 변경, 삭제하려면 아래와 같이 수행합니다.
	[자동 분류 조건 추가]

①

추가 버튼을 클릭한 다음 자동 분류 설정 추가 하위 항목을 설정하고 확인 버튼을 클릭합니다.

보낸이 항목: 자동 분류할 편지를 보낸이의 이름 또는 이름에 포함되는 문자열을 입력합니다.
받은이/참조 항목: 자동 분류할 편지를 받는이 또는 참조인의 이름 또는 이름에 포함되는 문자열을 입력합니다.
제목 항목: 자동 분류할 편지 제목에 포함되는 문자열을 입력합니다.
이동할 편지함: 버튼을 클릭한 다음 [편지함 선택] 대화 상자에서 편지를 이동할 편지함을 선택하고 확인 버튼을 클릭합니다.

②

추가한 자동 분류 조건이 자동 분류 조건 목록에 표시됩니다.

[자동 분류 조건 변경]

	①	자동 분류 조건 목록에서 수정할 분류 조건의 라디오 버튼을 선택한 다음 변경 단추를 클릭합니다.
	②	원하는 항목을 수정한 다음 확인 버튼을 클릭합니다.
	③	수정된 정보가 자동 분류 조건 목록에 표시됩니다.

[자동 분류 조건 삭제]

	①	자동 분류 조건 목록에서 삭제할 분류 조건의 라디오 버튼을 선택한 다음 삭제 단추를 클릭합니다.
	②	삭제 확인 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.
	③	해당 분류 조건이 자동 분류 조건 목록에서 삭제됩니다.

메일 발송 설정

메일 발송 설정 기능을 사용하면 메일 발송 시 덧붙일 맺음말을 추가할 수 있습니다. 또한 외부 인터넷 메일로 메일 발송 시 보낸이의 메일 주소를 임의로 설정하여 보낼 수도 있고, 그룹웨어에서 받은 메일을 외부 인터넷 메일 서버로 자동 발송할 수 있습니다.

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 환경설정 메뉴를 클릭합니다.
2.	왼쪽 프레임에서 메일설정 메뉴를 클릭한 다음 오른쪽 프레임에서 발송설정 탭을 클릭합니다.
3.	원하는 항목을 설정한 다음 변경 버튼을 클릭합니다.

외부 발송 주소 설정
① SMTP 서버: 외부로 이메일 발송 시 사용되는 SMTP 서버 주소를 입력합니다.
② 보낸이 주소: 수신자의 이메일에 표시될 송신자의 이메일 주소를 입력합니다.
③ 보낸이 설정: 자동 발송할 email 주소를 입력합니다. 최대 5개까지 입력이 가능합니다.
④ 위 주소들로 메일 자동 전달함 항목의 체크 박스를 선택합니다. 이 때, 복수 지정을 하려면 세미콜론(;)으로 분리합니다.

자동 발송 메일 설정
① EMAIL 주소: Handy Groupware에서 수신한 메일을 자동 발송할 email 주소를 입력합니다. 최대 5개까지 입력이 가능합니다.
② 위 주소들로 메일 자동 전달함: 체크 박스를 선택합니다.

보내는 편지에 덧붙일 맺음말
맺음말: 입력란에 맺음말을 입력합니다. 맺음말은 3개까지 입력할 수 있습니다.

4.	설정을 완료한 다음 변경 버튼을 클릭합니다.
5.	'변경되었습니다.' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.

기타 설정

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 환경설정 메뉴를 클릭합니다.
2.	왼쪽 프레임에서 메일설정 메뉴를 클릭한 다음 오른쪽 프레임에서 기타설정 탭을 클릭합니다.
3.	기타 설정 하위 항목을 설정한 다음 변경 버튼을 클릭합니다.

편지보존기간: 편지함별 편지 보존 기간을 설정합니다.
메일목록개수: 한 화면에 나타날 메일의 목록 개수를 콤보 상자에서 선택합니다.
편지쓰기화면: 새 창에 화면 띄우기 여부를 지정합니다.
편지읽기화면: 새 창에 화면 띄우기 여부를 지정합니다.
보낸편지저장: 메일 발송 시 보낸 편지함에 보낸 편지를 저장할 지 여부를 지정합니다.

4.	'변경되었습니다.' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.

알림 설정

알림을 설정하면 새 편지, 게시물, 새 결재 문서 등이 도착하거나 공유 일정이 있을 때 알림 메시지가 표시됩니다.

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 환경설정 메뉴를 클릭한 다음 왼쪽 프레임에서 알림설정 메뉴를 클합니다.
2.	[알림 설정] 화면이 표시되면 알림 메시지 사용 여부를 선택합니다.
3.	위 2번에서 사용함을 선택한 경우 아래 항목 중에서 알림 메시지를 설정할 항목의 체크 박스를 클릭합니다. 이 때, 모든 항목을 선택하려면 항목선택 앞에 있는 체크 박스를 클릭합니다.

게시판: 새 게시물 알림
메일: 새 편지 알림
결재: 결재문서 도착 알림, 결재문서 처리 알림, 결재문서 반송, 회수 알림, 결재문서 완료 알림
공유일정: 공유 일정 알림

4.	선택을 완료한 다음 변경 버튼을 클릭합니다.
5.	'알림 설정을 변경하였습니다.' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.

개인 정보 설정

개인 정보를 조회, 수정할 수 있습니다.

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 환경설정 메뉴를 클릭한 다음 왼쪽 프레임에서 개인정보설정 메뉴를 클합니다.
2.	[개인 정보 설정] 화면에서 별칭, 성별, 전화번호 등 개인 정보를 입력한 다음 등록 버튼을 클릭합니다.
3.	'수정한 내용을 저장하시겠습니까?' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.
4.	'상세 정보가 수정되었습니다.' 메시지가 나타나면 확인 버튼을 클릭합니다.

주소록 설정

주소록 목록 필드에 표시할 항목을 추가, 삭제하거나 항목의 순서를 변경할 수 있습니다.

1.	Handy Groupware 주 메뉴 표시줄에서 환경설정 메뉴를 클릭합니다.
2.	왼쪽 프레임에서 주소록설정 메뉴를 클릭하면 [주소록 설정] 화면이 표시됩니다.
3.	주소록 필드에 표시할 항목을 추가하려면 필드 목록에서 항목을 선택한 다음 추가 버튼을 클릭합니다. 선택된 필드에 해당 항목이 추가됩니다.
4.	항목을 삭제하려면 선택된 필드에서 항목을 선택한 다음 삭제 버튼을 클릭합니다. 선택된 필드에서 해당 항목이 삭제됩니다.
5.	필드 항목 설정이 완료되면 확인 버튼을 클릭합니다.
6.	'지정하시겠습니까?' 메시지가 표시되면 확인 버튼을 클릭합니다.